Sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
1. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
2. Memberikan kesan yang paling menyenangkan
3. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat.
4. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepadatamu.
5. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa olehtamu.
6. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang diungkapkan oleh tamu.
7. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agar meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.
Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :
a) Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat
b) Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan.
c) Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.
d) Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis di kertas catatan.
e) Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar